把这件事做好，别让一年的努力付之东流

  鲁网12月27日讯  年底了，又到了年终汇报工作的时间了。

  很多朋友对于年终汇报ppt这件事，总是无从下手。做一次ppt，要从寻找拿得出手的ppt模板开始，还总做不好，最后的ppt内容是分散的，到了上台总结的时候，开口不到2分钟，就被打断，让说重点；好不容易讲完了，真正能被记住的少之又少。回想自己一年的努力，一套ppt并没有总结明白。

  其实，写好ppt和演讲都很重要，它已经逐渐成为一个职场人必备的技能。它更是我们一年辛苦付出的总结，也是一次被领导看见、同事认可的机会。甚至它关系到很多人的薪资、绩效和考核。

  那么，如何才能把这件事做好，高效且有质量地交上呢？

  由英国DK公司编著的《DK职场基本能力手册》，对于演讲和增强自信等方面，有不少干货，以及落地的解决办法，同时附有案例方便深刻理解，从而对自己有反思。

  定义内容和风格

  对于演讲而言，内容才是王道。

  内容是重中之重，没有什么比了解自己要说什么更重要的了。这意味着你应该在可能的条件下选择自己知道和了解的话题，从而游刃有余地进行讨论。然而，这也取决于你的观众，永远不要忘记，他们才是你演讲的原因。凭借你对观众的了解调整内容，以满足他们的需求。虽然这不能保证演讲定会大获成功，但一定意味着你正朝着正确的方向迈进。

  在《DK职场基本能力手册》中例举了这样一个案例：国际办公用品公司史泰博的首席通信官伊丽莎白•艾伦（Elizabeth A l l e n）接到了一项任务，要为首席执行官汤姆•斯坦伯格（To m Stemberg起草一份新闻发布会的发言稿，宣布史泰博即将赞助洛杉矶一家新体育场馆的消息。艾伦知道，报道这项财务计划的不是商业媒体，而是体育媒体。她还知道，体育明星、市政官员、投资者和记者都会出席这场发布会，“许多人以为赞助商会是一家加州本地的公司……没有料到，为这座洛杉矶地标性建筑冠名的却是一家波士顿公司。这件事既牵扯到文化因素，也有政治和商业因素。”考虑如何准备演讲时，她决定做三件事：她要把想法精简至一两个要点；要列举一些当地观众会感兴趣的例子和故事；最重要的是，她会举出至少一个有力的理由，阐明她的公司与洛杉矶市为何会建立起一段卓有成效、长期稳定的关系。

  这个案例也告诉我们，开始你的ppt之前，要确定你作为演讲者的角色和对于观众的意义， 这一点至关重要。

  为演讲做准备

  为什么要进行演讲，观众是谁，他们想从你这里得到什么信息？一旦在脑海中形成一个清晰的画面，就可以动手为演讲做详细的计划了。这个计划阶段至关重要，因此不要拖到最后一刻才进行。在演讲之前，你要彻底熟悉演讲的结构和内容。准备一场成功的演讲，书中列举了八个关键步骤。

  有效利用可视资源

  有效的可视资源具有许多共同特征，其中最重要的是简洁。可视化展示越是复杂，观众理解的难度就越会提高。所以在找ppt模板的时候务必遵循这个原则，避免可爱风、多色彩矩阵和暗黑系……

  《DK职场基本能力手册》提到，在尝试阐明重要的洞见或关系时，请确保你的可视资源清晰有序且简单易懂。有效的可视资源会利用色彩来解释信息和吸引注意。很少有人对色彩的品位完全一致，但那些被赋予重大和通用意义的色彩，却几乎人人都能领会。一些惯例做法可以让观众迅速掌握信息，比 如用红色数字或条形表示损失、用黑色数字或条形代表收益。试着用简单的图例 说明你的图表中色彩的用法，这不仅有助于观众理解，也能确保视觉辅助工具的 统一和简洁。

  此外，书中给了使用的小贴士：理解一张幻灯片的播放时间，最多不应超过3秒钟。

  增强你的自信

  一年到头，无论成绩好坏，起码的自信对得起自己努力的付出和一直以来的坚持不懈。所以这件事，马虎不得。

  掌握演讲材料是一码事，而能够自信地在台上发表演讲，或是面对一群陌生人进行远程演示，可就完全另说了。掌握要传达的信息、发表一场结构清晰的演讲对你的成功有着重要意义，但自信也是不可忽视的因素。

  提前彩排有助于提高你的演讲能力，也能增强你的自信。有人会质疑，一个年终总结汇报，需要彩排么？难道要对着镜子吗？

  其实，这种彩排并不是大型汇演，而是帮你更熟悉你的ppt内容。有不少朋友习惯做完ppt之后，觉得一大工程终于完结，不会再翻开。那些在汇报工作中行云流水的人也不过是对自己的ppt了如指掌罢了。

  当你不止一遍地通读过演讲内容，这已经足以营造熟悉感，让你放下心来。另外，这样做还能确保你的演讲在时限之内。有些公司和领导会控制会议时间，希望各部门个人员有固定时间，所以控制时间是必不可少的。把演讲内容过一遍到两遍，你就会知道要说的话是太多、太少还是刚刚好。彩排还能让你的过渡更加流畅。通过练习，你便能认识到演讲的哪些地方略显突兀，以便让论点到论点和段落到段落之间的过渡更加平滑。（本网记者）